Privacybeleid

1. Wie wij zijn

SoftNest is een eenmanszaak geregistreerd in Nederland.

Bedrijfsnaam: SoftNest
Eigenaar: Rabia Kamran Butt
Kamer van Koophandel: 42037915

SoftNest is verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij bepalen hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer wij AI-receptionist- of automatiseringsdiensten aan een klant leveren, kunnen wij persoonsgegevens namens die klant verwerken als verwerker.

2. Welke informatie wij verwerken

Afhankelijk van hoe u met ons communiceert, kunnen wij onder andere verwerken:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens
• Berichten, aanvragen en afspraakgegevens
• Openbaar beschikbare bedrijfsinformatie
• CRM-notities, leadstatus en communicatievoorkeuren
• Datum, tijd, duur, uitkomst en telefoonnummer van gesprekken
• Gespreksopnamen en transcripties wanneer opname is ingeschakeld en wettelijk is toegestaan
• Vragen, antwoorden en informatie die tijdens een gesprek worden verstrekt
• Websitegebruik, IP-adres, browserinformatie en serverlogs
• Google-accountidentificatoren, OAuth-tokens en gegevens van Google-diensten waarvoor u expliciet toestemming geeft
• Informatie die nodig is om AI-receptionist-, plannings-, leadbeheer- en automatiseringsdiensten te leveren

Wij kunnen zakelijke contactgegevens ontvangen van u, onze klanten, openbare bedrijfswebsites, gelicentieerde registers en andere rechtmatige openbare bronnen.

3. Hoe wij informatie gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens om aanvragen te beantwoorden, onze diensten te leveren en ondersteunen, productdemo's uit te voeren, afspraken te plannen, CRM-gegevens bij te houden, gesprekken en transcripties te verwerken, de kwaliteit van onze diensten te verbeteren, beveiligingsrisico's te herkennen en te voldoen aan administratieve en wettelijke verplichtingen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen zonder passende menselijke betrokkenheid.

4. Rechtsgronden

Waar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is, baseren wij verwerking op één of meer van de volgende grondslagen: uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen, gerechtvaardigd belang, toestemming wanneer vereist, naleving van een wettelijke verplichting en het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Marketingcommunicatie en gesprekken vinden alleen plaats wanneer dit volgens de toepasselijke telecommunicatie-, privacy- en directmarketingregels is toegestaan. Wanneer u ons vraagt geen contact meer op te nemen, kunnen wij beperkte gegevens op een uitsluitingslijst bewaren om dat verzoek te respecteren.

5. AI-ondersteunde gesprekken

Sommige gesprekken kunnen worden gevoerd of ondersteund door een AI-spraakassistent. Waar vereist maakt de assistent duidelijk dat het om een AI-systeem gaat en wat het doel van het gesprek is.

Gesprekken kunnen alleen waar wettelijk toegestaan worden opgenomen of getranscribeerd voor kwaliteitscontrole, opvolging en verbetering van de dienstverlening. Waar toestemming vereist is, begint opname pas nadat de noodzakelijke toestemming is verkregen.

U kunt op ieder moment vragen om met een persoon te spreken, verder contact weigeren of het gesprek beëindigen.

6. Google-gebruikersgegevens

Wanneer u een Google-account koppelt, gebruikt SoftNest alleen de Google-gegevens die nodig zijn voor de functies die u heeft aangevraagd, bijvoorbeeld voor geselecteerde Google Sheets of het plannen van afspraken.

Google-gebruikersgegevens worden niet verkocht, niet voor advertenties gebruikt en niet gedeeld met niet-gerelateerde derden. Ons gebruik en onze overdracht van gegevens uit Google API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. U kunt toegang via de beveiligingsinstellingen van uw Google-account intrekken.

7. Dienstverleners en internationale doorgifte

Wij kunnen zorgvuldig geselecteerde dienstverleners gebruiken voor cloudinfrastructuur, opslag, workflowautomatisering, CRM, telefonie, spraakherkenning, AI-verwerking, e-mail, berichten, agenda's, monitoring, beveiliging en technische ondersteuning.

Deze partijen mogen informatie uitsluitend voor afgesproken doeleinden verwerken en onder passende contractuele en beveiligingsverplichtingen. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, gebruiken wij waar vereist een passende doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of Standard Contractual Clauses.

8. Bewaartermijnen

• Algemene aanvragen: maximaal 12 maanden na de laatste interactie
• Prospect- en CRM-informatie: maximaal 12 maanden na de laatste relevante interactie
• Gespreksopnamen: maximaal 90 dagen, tenzij een kortere termijn geldt
• Transcripties en gespreksresultaten: maximaal 12 maanden
• Google OAuth-gegevens: totdat de koppeling wordt ingetrokken of verwijderd
• Klantgegevens: gedurende de klantrelatie en toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen
• Financiële en fiscale administratie: gedurende de termijn die de Nederlandse wet vereist
• Uitsluitingslijsten: zolang nodig om een verzoek om niet meer benaderd te worden te respecteren
• Technische en beveiligingslogs: normaal maximaal 90 dagen

Andere termijnen kunnen gelden wanneer de wet dit vereist, wanneer dit met een klant is afgesproken of wanneer dit nodig is voor een rechtsvordering.

9. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling tijdens transport, toegangscontrole, beperkte credentials, back-ups, systeemupdates en monitoring. Geen enkel internetsysteem is volledig veilig, maar wij beoordelen onze maatregelen regelmatig en beperken toegang op basis van operationele noodzaak.

10. Uw rechten

Afhankelijk van het toepasselijke recht kunt u onder andere recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, intrekking van toestemming, gegevensoverdraagbaarheid en het indienen van een klacht bij een toezichthouder.

U kunt deze rechten uitoefenen via info@soft-nest.com. Wij kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.

In Nederland kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Cookies

Onze website kan essentiële cookies gebruiken die nodig zijn voor beveiliging en basisfunctionaliteit. Analytische of marketingcookies worden alleen gebruikt wanneer passende informatie en toestemmingsmechanismen beschikbaar zijn.

12. Kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven en volwassenen. Wij verzamelen niet bewust rechtstreeks persoonsgegevens van kinderen voor marketingdoeleinden.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd met de ingangsdatum.

14. Contact

Vragen, privacyverzoeken en klachten kunt u sturen naar info@soft-nest.com.